Wat is een elektronisch documentbeheersysteem (edms)? - definitie van techopedia

Definitie - Wat betekent Electronic Document Management System (EDMS)?

Een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) is een softwaresysteem voor het organiseren en opslaan van verschillende soorten documenten. Dit type systeem is een meer specifiek soort documentbeheersysteem, een algemener type opslagsysteem dat gebruikers helpt papieren of digitale documenten te organiseren en op te slaan. EDMS verwijst meer specifiek naar een softwaresysteem dat digitale documenten verwerkt, in plaats van papieren documenten, hoewel deze systemen in sommige gevallen ook digitale gescande versies van originele papieren documenten kunnen verwerken.

Een elektronisch documentbeheer biedt een manier om een ​​grote hoeveelheid digitale documenten centraal op te slaan. Veel van deze systemen bevatten ook functies voor het efficiënt ophalen van documenten.

Techopedia verklaart Electronic Document Management System (EDMS)

Sommige experts wijzen erop dat het elektronische documentbeheersysteem veel gemeen heeft met een contentmanagementsysteem (CMS). Een groot verschil is echter dat bij de meeste CMS-systemen verschillende webinhoud vanaf een centrale site wordt gebruikt, terwijl een documentbeheersysteem vaak hoofdzakelijk wordt gebruikt voor archivering.

Om een ​​goede classificatie voor digitale documenten te bieden, vertrouwen veel systemen voor elektronisch documentbeheer op een gedetailleerd proces voor documentopslag, inclusief bepaalde elementen die metagegevens worden genoemd. De metagegevens rond een document bieden eenvoudig toegang tot belangrijke details die mensen die in archieven zoeken, kunnen helpen om te vinden wat ze nodig hebben, hetzij op chronologie, onderwerp, trefwoorden of andere associatieve strategieën. In veel gevallen is de specifieke documentatie voor originele opslagprotocollen een belangrijk onderdeel van wat een elektronisch documentbeheersysteem zo waardevol maakt voor een bedrijf of organisatie.