Inhoudsopgave:
- Definitie - Wat betekent Records Management System (RMS)?
- Techopedia verklaart Records Management System (RMS)
Definitie - Wat betekent Records Management System (RMS)?
Records Management systeem (RMS) is het beheer van records voor een organisatie gedurende de hele records-life cyclus.
De activiteiten in dit beheer omvatten de systematische en efficiënte controle van de creatie, het onderhoud en de vernietiging van de records, samen met de bijbehorende zakelijke transacties. Beschouwd als een belangrijk onderdeel van operationele efficiëntie, voegt recordbeheer meer waarde toe aan de informatie-assets van de organisatie.
Techopedia verklaart Records Management System (RMS)
Als onderdeel van de bredere activiteiten van een bedrijf, wordt records management geassocieerd met governance, risico en compliance beleid.
Activiteiten die verband houden met records management zijn:
- Identificatie van de informatie die moet worden vastgelegd.
- Informatieplanning voor de organisatie.
- Handhaving van beleid en praktijken met betrekking tot het maken, onderhouden en verwijderen van records
- Creatie van een opslagplan voor records.
- Classificatie, identificatie en opslag van de records.
- Coördinatie van het verstrekken van interne en externe toegang tot de administratie met het oog op gegevensprivacy en zakelijke en gegevensgeheimhouding.
Voordelen van records management zijn:
- Verwijdering van overbodige gegevens.
- Verhoging van productiviteit en verantwoording in de organisatie.
- Vermindering van onderzoek naar de juiste informatie. Bronnen worden bespaard uit tijdrovend onderzoek voor het ophalen van gegevens.
- Kostenbesparende opslag van records door afwezigheid van redundante records. Bedrijfskosten worden verlaagd.
- Het maken van records wordt beheerst door normen en voorschriften die in de organisatie aanwezig zijn. Het zorgt dus voor naleving van de regelgeving.
- Recordbeheer helpt bij het beheersen van de creatie en groei van records.
- Recordbeheer biedt de mogelijkheid om nieuwe technologieën te gebruiken voor het bijhouden van records.
- Procesrisico's worden geminimaliseerd met behulp van records management.
- Essentiële informatie kan goed worden beveiligd en beveiligd met behulp van recordbeheer.
- Door gemakkelijke en betere toegang tot relevante records te bieden, helpt het bij beter bestuur en zakelijke besluitvorming.
