Inhoudsopgave:
Definitie - Wat betekent Paperless Office?
Een papierloos kantoor is een concept waarbij het gebruik van papier sterk wordt verminderd of volledig wordt geëlimineerd in een kantooromgeving.
Dit wordt bereikt door document om te zetten in digitale vorm. Volgens de voorstanders is een papierloos kantoor niet alleen milieuvriendelijk, maar helpt het ook de productiviteit en efficiëntie van een kantoor te verhogen, terwijl het ook geld bespaart en werkprocessen eenvoudiger en handiger maakt, omdat digitale documenten eenvoudig tussen gebruikers kunnen worden gedeeld.
Techopedia legt Paperless Office uit
Voordelen van papierloos kantoor:- Documenten kunnen gemakkelijk worden gevonden en opgehaald met behulp van papierloos kantoor. Dit kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd tijdens de werkdag besparen.
- Hetzelfde document kan tegelijkertijd worden gedupliceerd, gefaxt, gemanipuleerd of gecombineerd.
- Het papierloze kantoor helpt meerdere gebruikers tegelijkertijd gemakkelijker en gemakkelijker toegang te krijgen tot hetzelfde document.
- Wat betreft opslag en ruimte biedt het papierloze kantoor grotere en efficiëntere opslag. Grote hoeveelheden documenten kunnen op één computer worden opgeslagen. Grote archiefkasten kunnen worden geëlimineerd.
- Een document kan worden opgehaald zonder fysiek van de ene locatie op kantoor naar de andere te hoeven gaan.
- Er zijn grotere communicatiemogelijkheden betrokken, vooral met werknemers die op verschillende locaties werken.
Nadelen van papierloos kantoor:
- Het lezen van een lang document is moeilijk op een computerscherm. Het is gemakkelijker om een lang document op papier te lezen en veel mensen lezen het liefst op papier.
- Beveiligingsmaatregelen moeten worden versterkt in een papierloos kantoor. Gebruikerstoegangscontrole moet worden bewaakt.
- Juridische implicaties van digitale werkverwerking zijn betrokken.
- Het proces van het omzetten van bestaande documenten in digitale vorm kost tijd en brengt soms hoge kosten met zich mee.
- Voortdurende upgrades van hardware en software kunnen essentieel zijn.
- Computervirussen, stroomuitval, netwerkcrashes en dergelijke kunnen een heel bedrijf effectief afsluiten als het uitsluitend op digitale informatie vertrouwt.
