Inhoudsopgave:
Definitie - Wat betekent e-mailretentie?
E-mailretentie is het bewaren van instant messaging-records en e-mail in een organisatie op basis van het beleid van de betreffende organisatie. Het beleid voor het bewaren van e-mail is opgesteld in overeenstemming met het industriële, overheids- of zakelijke beleid. E-mailbehoud en het bijbehorende beleid zijn vereist in een organisatie voor juridische kwesties, voorschriften en voor kennisbeheer.
Techopedia verklaart e-mailretentie
E-mailretentie verschilt van e-mailarchivering. Terwijl archiveren zakelijke gebruikers in staat stelt om e-mail en expresberichten voor onbepaalde tijd te bewaren, bepaalt e-mailbehoud de hoeveelheid tijd dat een e-mail of expresberichtrecord moet worden bewaard voordat het automatisch wordt verwijderd. Langer bewaren van e-mail verhoogt het beveiligingsrisico dat een ongeautoriseerde gebruiker toegang krijgt tot bedrijfsgeheimen of vertrouwelijk materiaal. Kortere e-mailretentie zou helpen bij het verwijderen van deze problemen en is eenvoudiger en goedkoper om te implementeren. Het zou echter ten koste gaan van de leidinggevenden en werknemers op lange termijn, die mogelijk oude e-mail- en berichtendocumenten nodig hebben om eerdere organisatorische of afdelingsbeslissingen te onthouden of te evalueren. Het is dus belangrijk om een e-mailbewaarbeleid te hebben dat uniform en consistent is voor de organisatie en het beste bewaartermijn biedt. De beste praktijk is om het beleid voor het bewaren van e-mail en verwijderingscriteria op basis van de categorie van de e-mailinhoud in te stellen, samen met de flexibiliteit om rechtszaken op een tijdige en kostenbesparende manier op te vangen.
E-mailbewaarbeleid helpt een organisatie op vele manieren. Ten eerste zorgt het ervoor dat alle wettelijke naleving wordt nageleefd en vermindert de kosten van niet-naleving en het risico van sancties. Ten tweede verbetert het de prestaties van IT zonder de kosten te verhogen. Ten derde helpt het bij kennisbeheer door gebruikers te voorzien van informatie om bedrijfsinnovatie, verbetering en productiviteit te verhogen.
