Inhoudsopgave:
Definitie - Wat betekent Document Management?
Documentbeheer is het proces van het opslaan, lokaliseren, bijwerken en delen van gegevens met het oog op workflowprogressie en bedrijfsresultaten. Gecentraliseerd delen en gegevensopslag binnen specifieke servers helpen organisaties toegang te krijgen tot informatie efficiënt en effectief, samen met het beveiligen van beschermde gegevens. Programma's en servers worden gebruikt in het proces van documentbeheer. Belangrijke metadata zijn gecentraliseerd, in tegenstelling tot gedecentraliseerd of moeilijk te vinden.
Techopedia legt Documentbeheer uit
Door gegevens op een gedeelde server en in gedeelde bestanden te bevatten, staat documentbeheer alleen geautoriseerde gebruikers toe gegevens te bewerken en toe te voegen aan reeds bestaande gegevens. Het zorgt er ook voor dat downloads alleen worden uitgevoerd door geautoriseerde personen. Gegevens kunnen worden gecodeerd om de veiligheid ervan te waarborgen.
Servers die zijn aangewezen om documenten te beheren, kunnen ook ingebouwde workflow-applicaties bevatten om taakbeheer te maximaliseren en te helpen bij de algehele workflow van de organisatie. Geautomatiseerd volgen van menselijke taken vindt plaats tijdens het documentbeheerproces. Aangepaste workflowmogelijkheden kunnen worden gebouwd in combinatie met veelvoorkomend sjabloongebruik, waardoor het herhaaldelijk maken van documenten overbodig wordt.
